Submission Files چیست؟ قبل از ارسال مقاله چه فایل‌هایی باید آماده کنیم؟

مقدمه: قبل از سابمیت مقاله، فقط فایل اصلی را آماده نکنید

متن مقاله‌تان نهایی شده است، منابع را بازبینی کرده‌اید و جدول‌ها و نمودارها سر جای خود هستند. این هنوز به معنای آماده بودن برای سابمیت نیست. ارسال مقاله فقط بارگذاری یک فایل متنی نیست؛ بسته به الزامات مجله، ممکن است صفحه عنوان، نامه به سردبیر، فایل‌های مستقل تصاویر، اطلاعات تکمیلی یا فرم‌های اظهارنامه هم لازم باشند. اگر کمبود یکی از این موارد وسط ثبت اطلاعات در سامانه مشخص شود، یا ارسال عقب می‌افتد یا مجبور می‌شوید فایلی را با عجله آماده کنید که باید با دقت تهیه می‌شد.

در این راهنما با کاربرد هر فایل، تفاوت موارد الزامی و اختیاری و چک‌لیست نهایی پیش از ارسال آشنا می‌شوید. هدف این است که پیش از ورود به سامانه بدانید دقیقاً چه چیزهایی را باید از راهنمای مجله مقصد استخراج و آماده کنید.

Submission Files چیست و چه تفاوتی با Manuscript دارد؟

سه اصطلاح را از ابتدا از هم جدا کنید:

• Submission Files: فایل‌هایی که در فرایند ارسال مقاله از نویسنده درخواست می‌شوند. ممکن است فقط یک فایل باشند یا چند فایل با نقش‌های متفاوت.
• Manuscript: فایل حاوی متن اصلی مقاله و بخش‌های موردنیاز آن. Manuscript تنها یکی از اجزای Submission Files است.
• Submission System: سامانه‌ای (مانند Editorial Manager، OJS یا سامانه اختصاصی ناشر) که اطلاعات مقاله در آن ثبت و فایل‌ها از طریق آن ارسال می‌شوند.

Submission Files به معنای مجموعه‌ای ثابت و یکسان نیست. مجله‌ای ممکن است فقط فایل مقاله را بخواهد و مجله‌ای دیگر علاوه بر آن نامه به سردبیر، تصاویر جداگانه و چک‌لیست گزارش‌دهی هم طلب کند. نوع مقاله (پژوهشی، مروری، گزارش موردی و مانند آن) نیز می‌تواند فهرست را تغییر دهد. برای همین، قاعده‌ای که در سراسر این مقاله تکرار می‌شود یکی است:

فهرست Submission Files برای تمام مجلات یکسان نیست. الزامات نهایی باید از راهنمای نویسندگان و سامانه ارسال همان مجله استخراج شود.

قبل از ارسال مقاله چه فایل‌هایی باید آماده کنیم؟

در ادامه هر مورد را با کاربرد، محتوای معمول، وضعیت الزام و نکات آماده‌سازی مرور می‌کنیم. این‌ها الگوهای رایج‌اند، نه فهرست قطعی.

۱. فایل اصلی مقاله (Main Manuscript)

کاربرد: متنی که سردبیر و داوران برای ارزیابی علمی می‌خوانند.

محتوای معمول: در مقالات پژوهشی اصیل، ساختار رایج شامل مقدمه، روش‌ها، یافته‌ها و بحث است (ساختار IMRAD). طبق توصیه‌های ICMJE، قالب مرورها، گزارش‌های موردی و یادداشت‌های سردبیری می‌تواند متفاوت و کم‌ساختارتر باشد. فایل اصلی معمولاً عنوان، چکیده، کلیدواژه‌ها، متن، منابع، جداول و شرح تصاویر را، متناسب با مجله، در بر می‌گیرد.

وضعیت: فایل محوری هر ارسال.

نکات آماده‌سازی:

• ساختار، ترتیب بخش‌ها، محدودیت تعداد کلمات و سبک ارجاع را با راهنمای نویسندگان تطبیق دهید.
• فرمت موردپذیرش را از راهنما یا خود سامانه بخوانید. نباید فرض کرد همه‌ی مجلات برای ارسال اولیه یک فرمت یا ساختار ثابت می‌خواهند.
• در مجلات با داوری دوسوکور، ممکن است هم نسخه کامل (با مشخصات نویسندگان) و هم نسخه بدون مشخصات نویسندگان لازم باشد.

۲. صفحه عنوان (Title Page)

کاربرد: معرفی مشخصات مقاله و نویسندگان در یک صفحه.

محتوای معمول: طبق توصیه‌های ICMJE، صفحه عنوان معمولاً شامل این موارد است:

• عنوان مقاله (و گاهی عنوان کوتاه، اگر مجله بخواهد)
• نام نویسندگان و وابستگی سازمانی آن‌ها، و در بعضی مجلات مدرک تحصیلی
• اطلاعات نویسنده مسئول و راه ارتباطی، مانند ایمیل و شماره تماس
• شناسه ORCID نویسندگان (ICMJE فهرست‌کردن آن را تشویق می‌کند)
• اطلاعات حمایت مالی و در صورت نیاز سلب مسئولیت
• گاهی تعداد کلمات و تعداد جدول‌ها و تصاویر

وضعیت: وابسته به مجله و فرایند داوری. بعضی مجلات صفحه عنوان جداگانه می‌خواهند؛ در برخی دیگر این اطلاعات در فایل اصلی یا مستقیم در سامانه ثبت می‌شود. در داوری دوسوکور، دستور مجله درباره جداسازی اطلاعات هویتی را دقیق رعایت کنید.

۳. نامه به سردبیر (Cover Letter)

کاربرد: معرفی مقاله به سردبیر و کمک به او برای تصمیم‌گیری درباره ارجاع مقاله به داوری.

محتوای معمول: نامه می‌تواند عنوان و نوع مقاله، یافته اصلی، تناسب مقاله با حوزه موضوعی مجله و نوآوری یا اهمیت پژوهش را بیان کند. بعضی مجلات اظهارات مربوط به اصالت اثر و وضعیت ارسال هم‌زمان را نیز در همین نامه می‌خواهند. برای نمونه، ICMJE توصیه می‌کند نامه یا فرم ارسال شامل توضیح درباره هرگونه انتشار تکراری احتمالی، اظهار تعارض منافع (اگر در جای دیگری نیامده)، بیانیه مشارکت نویسندگان و اطلاعات تماس نویسنده مسئول باشد.

اما رویه‌ها یکسان نیست. راهنمای پشتیبانی Elsevier می‌گوید نامه باید کوتاه و متمرکز باشد و اطلاعات تأمین مالی، اظهارنامه‌های نویسندگان و پیشنهاد یا رد داوران نباید در آن بیاید؛ این موارد در صورت نیاز جداگانه درخواست می‌شوند. یعنی چیزی که یک مجله در Cover Letter می‌خواهد، مجله دیگر ممکن است در فرم یا بخش دیگری از سامانه بگیرد.

وضعیت: وابسته به دستورالعمل مجله. هم الزام ارسال نامه و هم محتوای آن را از راهنمای همان مجله بررسی کنید.

نکته: نامه را برای همان مجله و همان مقاله بنویسید. متن آن نباید صرفاً تکرار چکیده باشد یا ادعاهای تبلیغاتی درباره اهمیت پژوهش داشته باشد.

۴. تصاویر، نمودارها و جداول (Figures and Tables)

کاربرد: ارائه داده‌های بصری و جدولی مقاله.

بعضی مجلات تصاویر را به‌صورت فایل‌های جداگانه می‌خواهند و بعضی امکان درج آن‌ها در فایل مقاله را می‌دهند. جدول‌ها هم اغلب داخل فایل اصلی می‌آیند، اما شیوه دقیق را مجله مشخص می‌کند.

نکات آماده‌سازی:

• فرمت و کیفیت: بیشتر سامانه‌ها دستورالعمل کیفیت تصویر دارند و ممکن است فایل را پس از بارگذاری بررسی کنند. برای نمونه، Elsevier فرمت‌هایی مانند TIFF، JPEG، EPS و PDF را برای تصاویر معرفی می‌کند و می‌خواهد تصاویر رنگی، مگر با دستور دیگر مجله، در فضای رنگی RGB باشند. این یک مثال است، نه الزام همه‌ی مجلات.
• شماره‌گذاری و شرح: تصاویر و جداول را به ترتیب ارجاع در متن شماره‌گذاری کنید و برای هرکدام عنوان و شرح روشن بنویسید. شرح تصاویر بسته به مجله ممکن است در صفحه جدا، فایل جداگانه یا انتهای متن خواسته شود.
• تطبیق با متن: هر تصویر و جدول باید در متن ارجاع داده شده باشد و شماره‌ها با ارجاع‌های داخل متن همخوان باشد.
• محدودیت‌ها: حجم، ابعاد و تعداد فایل‌ها را با محدودیت‌های سامانه و راهنمای مجله مقایسه کنید.

وضعیت: وابسته به شیوه بارگذاری که مجله تعیین می‌کند. دستورالعمل اختصاصی مجله معیار نهایی است.

۵. فایل‌های تکمیلی (Supplementary Materials)

کاربرد: ارائه مطالبی که برای درک یا ارزیابی پژوهش مفیدند، اما در متن اصلی جا نمی‌گیرند.

محتوای معمول: داده‌های تکمیلی، جدول‌های اضافه، ویدئوها، توضیحات روش‌شناختی یا مواد دیگر. ICMJE توصیه می‌کند مواد تکمیلی الکترونیکی هم‌زمان با مقاله اصلی ارسال شوند تا داوران نیز آن‌ها را ببینند. اگر اطلاعات پشتیبان در فایل تکمیلی قرار می‌گیرد، بهتر است در متن اشاره شود که این اطلاعات وجود دارد و کجا در دسترس است.

وضعیت: فقط در صورت وجود و نیاز. این فایل‌ها برای همه‌ی مقالات ضروری نیستند و باید با محتوای مقاله ارتباط روشن داشته باشند. اگر مجله فرمت، شیوه نام‌گذاری یا محدودیت ویژه‌ای تعیین کرده، همان را رعایت کنید.

۶. فایل Highlights و Graphical Abstract

این دو اصطلاح را جداگانه تعریف می‌کنیم:

• Highlights: چند نکته کوتاه درباره یافته‌ها یا ویژگی‌های اصلی مقاله، در قالب و تعداد مورد درخواست مجله.
• Graphical Abstract: نمایش بصری پیام یا یافته اصلی پژوهش.

این موارد برای همه‌ی مجلات یا همه‌ی انواع مقاله الزامی نیستند. اگر مجله مقصد آن‌ها را می‌خواهد، تعداد عبارت‌ها، طول متن، قالب تصویری و شیوه بارگذاری را از راهنمای نویسندگان بخوانید و پیش از ورود به سامانه آماده کنید.

۷. فرم‌ها و اظهارنامه‌های علمی و اخلاقی

کاربرد: ثبت تأییدها و افشاهایی که مجله برای ارزیابی علمی و اخلاقی مقاله لازم می‌داند.

موارد احتمالی:

• تعارض منافع: ICMJE یک فرم افشای یکنواخت (Disclosure Form) تهیه کرده است. بعضی مجلات هم افشا را در صفحه عنوان یا بخشی جداگانه از مقاله می‌خواهند.
• منابع تأمین مالی و مشارکت نویسندگان
• تأییدیه اخلاق و رضایت آگاهانه، در پژوهش‌های مرتبط. ICMJE درج بیانیه تأیید یک هیئت یا کمیته مستقل بررسی را در بخش روش‌ها توصیه می‌کند.
• بیانیه دسترسی به داده‌ها، در صورت نیاز
• اظهارنامه اصالت اثر و وضعیت ارسال هم‌زمان
• استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی، در صورت درخواست مجله. طبق ICMJE، نویسنده‌ای که برای انجام پژوهش از هوش مصنوعی استفاده کرده باید آن را در بخش روش‌ها با جزئیات کافی (ابزار، نسخه و در صورت کاربرد پرامپت) شرح دهد. سیاست هر مجله درباره سایر کاربردها را جداگانه بررسی کنید.

وضعیت: متناسب با مقاله و الزامات مجله. این اطلاعات ممکن است در فرم مستقل، فایل مقاله، صفحه عنوان یا مستقیم در سامانه ثبت شوند، و نباید همه‌ی آن‌ها را برای تمام مقالات یکسان و اجباری دانست.

۸. چک‌لیست گزارش‌دهی، مجوزها و مدارک اختصاصی پژوهش

بعضی انواع پژوهش به چک‌لیست گزارش‌دهی مخصوص نیاز دارند. ICMJE چند نمونه را نام می‌برد:

• CONSORT برای کارآزمایی‌های تصادفی
• STROBE برای مطالعات مشاهده‌ای
• PRISMA برای مرورهای نظام‌مند و فراتحلیل‌ها
• STARD برای مطالعات دقت تشخیصی

این نمونه‌ها باید متناسب با طراحی مطالعه و دستورالعمل مجله به کار روند و همه‌ی آن‌ها برای همه‌ی مقالات لازم نیستند. بسیاری از مجلات یک چک‌لیست پیش از ارسال (Presubmission Checklist) هم دارند؛ اگر مجله چک‌لیستی را خواسته، آن را همراه مقاله بفرستید. شبکه EQUATOR منبع خوبی برای یافتن راهنمای گزارش‌دهی هر طراحی پژوهشی است.

همچنین در موارد مرتبط باید مجوزها آماده باشند: مجوز بازچاپ مطالب یا تصاویری که قبلاً منتشر شده‌اند، و رضایت برای انتشار اطلاعات قابل‌شناسایی اشخاص. ICMJE تأکید می‌کند چنین مجوزهایی باید همراه مقاله ارسال شود.

کدام فایل‌ها الزامی هستند و کدام فقط در بعضی مجلات درخواست می‌شوند؟

جدول زیر نمای کلی را نشان می‌دهد:

این وضعیت‌ها راهنمای عمومی‌اند و جایگزین بررسی Guide for Authors مجله مقصد نیستند. اگر راهنمای مجله با جدول بالا تفاوت دارد، راهنمای مجله ملاک است.

چه اطلاعاتی در سامانه سابمیت وارد می‌شود و لزوماً فایل جداگانه نیست؟

بعضی اطلاعات مستقیماً در فرم‌های سامانه ثبت می‌شوند و فایل مستقل نمی‌خواهند. نمونه‌ها:

• مشخصات نویسندگان
• عنوان، چکیده و کلیدواژه‌ها
• اطلاعات نویسنده مسئول
• منابع تأمین مالی و تعارض منافع
• پیشنهاد داوران، در صورت درخواست مجله
• سایر اطلاعات مرتبط با نوع مقاله

نکته مهم، تطبیق این اطلاعات با فایل‌هاست. نام و ترتیب نویسندگان، عنوان، چکیده و تعداد تصاویر و جداول باید در سامانه و فایل مقاله یکسان باشد. ICMJE یادآوری می‌کند که برخی سامانه‌ها پیش از بارگذاری، تعداد تصاویر و جدول‌ها را می‌پرسند تا مشخص شود همه آن‌ها واقعاً ارسال شده‌اند، و نیز اشاره می‌کند که اطلاعات چکیده اغلب با متن اصلی تفاوت دارد و باید در مرحله بازبینی هماهنگ شود.

فایل‌های مقاله را چگونه نام‌گذاری و آماده بارگذاری کنیم؟

• نام فایل‌ها روشن و قابل تشخیص باشد، به‌طوری که از روی نام بتوان نقش فایل را فهمید.
• فایل نهایی را از پیش‌نویس‌ها جدا نگه دارید؛ پوشه‌ای مخصوص ارسال بسازید و فقط نسخه‌های نهایی را در آن بگذارید.
• فرمت و حجم فایل‌ها را با محدودیت‌های سامانه تطبیق دهید.
• اگر داوری دوسوکور است، نسخه بدون مشخصات نویسندگان را طبق دستور مجله آماده کنید.
• در برخی سامانه‌ها باید برای هر فایل نوع آن را انتخاب کنید (مثلاً تصویر یا شرح تصویر). ترتیب و نوع فایل‌ها را مطابق راهنمای مجله تنظیم کنید.
• پیش از ارسال، محتوای فایل‌ها و اطلاعات واردشده در سامانه را یک بار دیگر با هم مقایسه کنید.

الگوی نام‌گذاری یا فرمت واحد و اجباری برای همه مجلات وجود ندارد. برای نمونه، Elsevier برای فایل‌های تصویری قواعد نام‌گذاری مخصوص خودش را دارد. اگر مجله شما الگویی تعیین کرده، همان را دنبال کنید.

خطاهای رایج هنگام آماده‌سازی Submission Files

۱. بارگذاری فایل اشتباه یا نسخه قدیمی. پیشگیری: نسخه‌های قدیمی را از پوشه ارسال بیرون بگذارید و پیش از بارگذاری تاریخ و محتوای فایل را بررسی کنید.

۲. فراموش‌کردن فایل یا ضمیمه‌ای که مجله خواسته است. پیشگیری: فهرست فایل‌های لازم را قبل از شروع، از راهنمای نویسندگان استخراج کنید و کنار هر مورد علامت بزنید.

۳. مغایرت مشخصات نویسندگان بین فایل و سامانه. پیشگیری: نام، ترتیب و وابستگی سازمانی را یک‌بار از روی فایل نهایی در سامانه وارد کنید و دوباره مقایسه کنید.

۴. باقی‌ماندن اطلاعات هویتی در نسخه ناشناس. پیشگیری: دستور مجله درباره ناشناس‌سازی را بخوانید و نسخه آماده‌شده را یک‌بار با نگاه یک داور بازبینی کنید.

۵. کیفیت یا فرمت نامناسب تصاویر. پیشگیری: مشخصات تصویر را از راهنمای مجله بگیرید و فایل‌ها را قبل از بارگذاری باز کنید تا خوانایی متن و نمودارها را ببینید.

۶. نادیده‌گرفتن فرم‌ها و چک‌لیست‌های الزامی مجله. پیشگیری: مراحل سامانه و بخش «Guide for Authors» را برای فرم‌ها و چک‌لیست‌ها مرور کنید، نه فقط برای قالب مقاله.

۷. اطلاعات متناقض در اظهارنامه‌ها و فایل مقاله. پیشگیری: منابع مالی، تعارض منافع و مشارکت نویسندگان را در یک متن مرجع بنویسید و همان را در همه جا استفاده کنید.

۸. فرض اینکه همه مجلات فهرست فایل‌های یکسانی دارند. پیشگیری: برای هر مجله، فهرست را از نو و از راهنمای همان مجله بسازید، حتی اگر قبلاً مقاله‌ای به مجله مشابه فرستاده‌اید.

چک‌لیست نهایی پیش از کلیک روی Submit

• ☐ راهنمای نویسندگان مجله مقصد بررسی شده است.
• ☐ نوع فایل و فرمت موردپذیرش مشخص است.
• ☐ نسخه نهایی Manuscript آماده است.
• ☐ Title Page، در صورت نیاز، تهیه شده است.
• ☐ Cover Letter، در صورت درخواست یا نیاز، آماده است.
• ☐ تصاویر و جداول با متن تطبیق داده شده‌اند.
• ☐ فایل‌های تکمیلی موردنیاز آماده‌اند.
• ☐ فرم‌ها و اظهارنامه‌های مربوط تکمیل شده‌اند.
• ☐ الزامات ناشناس‌سازی فایل‌ها رعایت شده است.
• ☐ اطلاعات سامانه با فایل مقاله تطبیق دارد.
• ☐ پیش از ارسال، تمام فایل‌های بارگذاری‌شده بازبینی شده‌اند.

پرسش‌های متداول درباره Submission Files

آیا برای ارسال مقاله همیشه به Cover Letter نیاز داریم؟

نه لزوماً. بعضی مجلات آن را الزامی می‌دانند و بعضی همان اطلاعات را در فرم یا مراحل سامانه می‌گیرند. ICMJE توصیه می‌کند مقاله همراه نامه یا فرم ارسال باشد؛ اما الزام نهایی را از راهنمای همان مجله بخوانید.

آیا Title Page باید جدا از فایل اصلی باشد؟

بستگی به مجله دارد. بعضی مجلات صفحه عنوان جداگانه می‌خواهند، در بعضی دیگر این اطلاعات در فایل اصلی یا سامانه ثبت می‌شود. در داوری دوسوکور، جداسازی اطلاعات هویتی اهمیت بیشتری دارد.

آیا تصاویر و جداول باید جداگانه بارگذاری شوند؟

در برخی مجلات تصاویر باید فایل مستقل باشند و در برخی می‌توان آن‌ها را در متن گذاشت. برای نمونه، Elsevier در چک‌لیست خود می‌گوید تصاویر به‌صورت فایل جدا ارسال شوند، مگر راهنمای مجله چیز دیگری بگوید. جدول‌ها اغلب در فایل اصلی می‌آیند، اما شیوه دقیق را مجله تعیین می‌کند.

تفاوت Main Manuscript و Supplementary Materials چیست؟

Main Manuscript متن اصلی و محور ارزیابی علمی است. Supplementary Materials مطالب کمکی‌اند (مثل داده یا جدول اضافه) که برای درک یا ارزیابی پژوهش مفیدند و فقط در صورت وجود و نیاز ارسال می‌شوند.

Highlights و Graphical Abstract چه زمانی لازم هستند؟

فقط وقتی مجله یا نوع مقاله آن‌ها را بخواهد. تعداد، طول و قالبشان را از راهنمای نویسندگان بخوانید.

اگر سامانه فایلی را درخواست نکرد، آیا باید آن را جداگانه ارسال کنیم؟

به‌طور معمول خیر؛ فایل اضافه‌ای که مجله نخواسته، فقط شلوغی ایجاد می‌کند. اما اگر مدرکی ضروری است (مثلاً مجوز بازچاپ تصویر) و سامانه جایی برای آن ندارد، پیش از ارسال از دفتر مجله بپرسید.

از کجا بفهمیم فایل‌های سابمیت مقاله کامل هستند؟

فهرست استخراج‌شده از راهنمای مجله را با فایل‌هایتان مقایسه کنید، چک‌لیست پیش از ارسال مجله را (اگر دارد) پر کنید و از چک‌لیست همین مقاله استفاده کنید.

جمع‌بندی

آماده‌سازی فایل‌های سابمیت بخشی از فرایند ارسال مقاله است، اما فهرست واحدی برای همه مجلات وجود ندارد. فایل اصلی، صفحه عنوان، نامه به سردبیر، تصاویر، فایل‌های تکمیلی و فرم‌های اخلاقی هرکدام ممکن است بسته به مجله و نوع مقاله الزامی، اختیاری یا اصلاً غیرضروری باشند. بهترین رویکرد این است که راهنمای رسمی مجله مقصد را بخوانید، فقط فایل‌های مرتبط با نوع مقاله‌تان را آماده کنید و پیش از ارسال، همه اطلاعات سامانه و فایل‌ها را با هم تطبیق دهید.

برای آشنایی با مسیر کامل ارسال و چاپ مقاله، می‌توانید راهنمای خدمات چاپ مقاله آکادمی ساپتز را هم مطالعه کنید.